آشنایی با سامانه جامع تجارت

سامانه جامع تجارت در ایران با این هدف تشکیل شد که فرایندهای مرتبط با تجارت با سرعت بیشتر انجام شود. از زمانی که فعالیت سامانه اغاز شده تا امروز، بخش‌های مختلفی به آن اضافه شده تا فعالیت کاربران هم آسان‌تر شود و هم با سرعت بیشتری انجام شود. ما در این مقاله قصد داریم که به صورت کاربردی شما را با خدمات سامانه و بعد از آن با ثبت‌نام در سامانه، معرفی شرکت و بخش‌های مختلف و فرایند نمایندگی آشنا کنیم.

تعریف سامانه جامع تجارت

سامانه جامع تجارت یک سامانه یکپارچه است که برای بازرگانان در حوزه تجارت خارجی و فعالان اقتصادی در حوزه تجارت داخلی طراحی شده است. با استفاده از این سامانه بر فرآیند تجارت نظارت می‌شود و مبادلات تجاری براساس قوانین پیش می‌رود و قاچاق کالا کاهش می‌یابد. سامانه جامع تجارت همانطور که از اسمش پیداست، مجموعه‌ای از سامانه‌های مختلف است که همه آن‌ها در راستای اهداف تجاری تشکیل شده و فعالیت می‌کنند. در تیتر بعدی درباره این زیرسامانه‌ها یا خدمات سامانه جامع صحبت می‌کنیم.

خدمات سامانه جامع تجارت

این سامانه مجموعه‌ای از خدمات مرتبط با تجارت را به صورت آنلاین در اختیار عموم افراد قرار می‌دهد. از آن‌جایی که هرکدام از سامانه‌ها برای هدفی طراحی و ایجاد شده‌اند؛ در این قسمت ما هر کدام از سامانه‌های زیر مجموعهٔ سامانه جامع را به تفکیک توضیح داده و اهداف و وظایف آن‌ها را بیان می‌کنیم.

۱. سامانه تجارت خارجی

سامانه تجارت خارجی در راستای عمل به تکالیف قانونی و با رویکرد یکپارچگی، تسهیل تجارت و پیشگیری از وقوع تخلف در حوزه‌ی تجارت خارجی (واردات، صادرات و ترانزیت) به نحوی مورد بهره‌برداری قرار می‌گیرد که بازرگانان بتوانند تمام امور خود اعم از درخواست، پیگیری و مشاهده را در حوزه‌ تجارت خارجی از طریق درگاه این سامانه انجام داده و از ورود اطلاعات تکراری در سایر سامانه‌های حوزه تجارت جلوگیری شود.

با همین هدف تمامی نهادهایی که در فرآیندهای تجارت خارجی کشور مشارکت دارند، موظفند سامانه‌های مرتبط با خود را تهیه و اجرا نموده و ضمن برقراری ارتباط با سامانه مذکور، اطلاعات لازم را در اختیار آن قرار دهند. همچنین دستگاه‌های یادشده موظفند در عملیات مربوط به فرآیندهای تجارت خارجی کشور، تنها از طریق این سامانه با متقاضیان به تبادل اطلاعات بپردازند.

۲. سامانه تجارت داخلی

سامانه جامع تجارت در بخش داخلی، با هدف یکپارچه سازی اطلاعات و رصد کالا در زنجیره تجاری از مبادی تولید و واردات تا سطح خرده فروشی توسعه داده شده است. در این سامانه امکان ثبت اطلاعات ورود کالا به زنجیره تجاری (واردات و تولید)، انتقال مالکیت (خرید فروش) و انتقال مکان (حمل و انبارش) در سطح شناسه کالا و شناسه رهگیری فراهم شده است.

۳. سامانه نیما

نام اختصاری سامانه یکپارچه معاملات ارزی نیما است. این سامانه با هدف مديريت بازار ارز توسط بانک مركزی و با همکاری وزارت صنعت، معدن و تجارت طراحی و ایجاد شده است. در اين سامانه، صادركنندگان كالا و خدمات به عنوان عرضه كنندگان ارز، صرافی‌های مجاز و بانک‌های عامل به عنوان واسطه‌های نقل‌وانتقال ارز و وارد‌كنندگان كالا به عنوان متقاض‌های ارز فعاليت می‌کنند.

۴. سامانه شناسه کالا

سامانه شناسه کالا به منظور تولید، دریافت شناسه کالا و تشکیل شناسنامه کالا که روند درخواست و صدور شناسه کالا و امکان استعلام شناسه کالا را برای سامانه‌ها و افراد مرتبط فراهم می‌کند، تشکیل شده است. به عبارتی با استفاده از این سامانه تمام شناسه کالاهایی که در زنجیره اقتصاد کشور وجود دارند، قابل شناسایی و مدیریت کردن است.

۵. سامانه مقررات تجاری

وزارت صنعت معدن و تجارت با هدف ساده‌سازی فضای کسب‌وکار، تعیین ضوابط و مقررات حوزه خارجی تجارت، شفاف‌سازی مکاتبات اداری و اطلاع رسانی به فعالان اقتصادی، اقدام به راه‌اندازی سامانه مقررات تجاری را با امکان ثبت موارد توسط کلیه دستگاه‌های دخیل کرد.

۶. گواهی امضاء الکترونیکی

مركز صدور گواهی‌ امضاء‌الكترونيكی، سامانه‌ای است که با هدف ارائه خدمات گواهی امضاء الکترونیکی در تمامی زمینه‌های مختلف ایجاد شده است. هم‌اکنون این مرکز با ایجاد زیر ساخت‌های فنی و صدور مجوزهای مورد نیاز،  این امکان را فراهم کرده که صدور گواهی امضای دیجیتال را برای متقاضیان، در شعبه‌های مختلفی از دفاتر ثبت نام ‌در سراسر کشور فراهم شود. این دفاتر ثبت‌نامی شامل  دفترهای اسناد رسمی و دفاتر پیشخوان است.

۷. سامانه انبارها

در سامانه جامع انبارها، امکان عملیات انبارداری وجود دارد. بازرگانانی که انبارهای آنان ثبت شده است، با ورود به سامانه انبارها می‌توانند رسید و حواله انبار را ثبت کنند.

۸. سامانه مجوزها

سامانه مجوزهای الکترونیک برای تحقق اهداف زیر طراحی و ایجاد شده است:

انتقال داده بین سازمان های تولیدکننده و استفاده کننده مجوز نظارت سیستماتیک بر امر صدور مجوز ترخیص کالا جلوگیری از جعل مجوزهای واردات

صادرات و ترانزیت با ثبت آن‌ها در یک پایگاه تبادل داده

استعلام استفاده کنندگان مجوز

نهادهای نظارتی در مواقع لزوم سهولت تشخیص صحت مجوز

امضاهای تایید کنندگان آن توسط کارشناس سازمان استفاده کننده

عدم امکان انکار یا جعل امضا غیرفعال شدن امضای افراد در صورت انقضای تاریخ مسئولیت یا خروج از سازمان ردیابی کالا در زنجیره تامین.

۹. سامانه شناسه رهگیری

مدیریت شناسه های رهگیری کالا در طول زنجیره تجاری کشور در سامانه شناسه رهگیری انجام می‌شود. سامانه شناسه رهگیری با بررسی کدهای کالاهای تولیدی و وارداتی امکان نظارت کردن بر کالا‌ها را در کشور برای کاربران و بازرسین فراهم می‌کند.

۱۰. گذرگاه سرویس های سامانه جامع تجارت

در راستای اجرای طرح توسعه دولت الکترونیک، با هدف ایجاد یکپارچگی در تبادل اطلاعات و خدمات و تضمین حفظ امنیت، خوشه های ۱۴ گانه مراکز تبادلات الکترونیکی در نظر گرفته شده است. در این راستا، خوشه تجارت (CIX) به عنوان گذرگاه خدمات وزارت صنعت، معدن و تجارت جهت تبادل اطلاعات با سایر خوشه ها استقرار یافته است.

۱۱. سامانه اعتبارسنجی و رتبه بندی اعتباری

سامانه اعتبارسنجی و رتبه‌بندی اعتباری با شناسایی و تفکیک افراد؛ شرایط تجارت را برای دارای سابقه مثبت آسان می‌کند و سرعت انجام کارهای آن‌ها را در زمینه صادرات و واردات بالا می‌برد. این سامانه همچنین با بررسی سوابق افراد، از تخلف افراد دارای سابقه منفی و سودجو هم جلوگیری می‌کند. ایجاد این روند، قدمی است در جهت اینکه افراد به اصلاح رفتار، حفظ اعتبار و ایجاد سابقه مثبت برای خود تشویق شوند.

چه فعالیت‌ها و کالاهایی مشمول‌اند؟

واردکنندگان، صادرکنندگان، تولیدکنندگان، شرکت‌های پخش، عمده‌فروشان، خرده‌فروشان و بهره‌برداران انبارها ممکن است متناسب با فعالیت خود با این سامانه یا سامانه‌های مرتبط سروکار داشته باشند. با این حال، نمی‌توان برای همه این گروه‌ها یک تکلیف یکسان در نظر گرفت.

برای تشخیص تکلیف شرکت، ابتدا نوع فعالیت، گروه کالا، نقش تجاری و مرحله معامله را مشخص کنید. سپس ضوابط اختصاصی همان کالا و اطلاعیه‌های مرتبط را بررسی کنید. فهرست نمونه کالاها در یک مقاله، جای فهرست رسمی و شرایط شمول را نمی‌گیرد.

• کالا و شناسه آن را دقیق مشخص کنید.
• جایگاه شرکت در زنجیره، مانند تولیدکننده، واردکننده یا توزیع‌کننده را تعیین کنید.
• الزام ثبت خرید، فروش، نگهداری یا رهگیری را جداگانه بررسی کنید.
• تاریخ اجرای ضابطه، استثناها و مهلت ثبت رویداد را کنترل کنید.

ثبت نام در سامانه جامع تجارت

اشخاص حقیقی و حقوقی برای استفاده از خدمات سامانه جامع تجارت ابتدا باید در این سامانه ثبت‌نام کنند. مراحل ثبت‌نام در این سامانه را در ادامه بیان می‌کنیم.

۱. ابتدا به سایت https://www.ntsw.ir مراجعه کنید.

۲. در قدم دوم در بخش ثبت نام به شکل زیر، ثبت نام کاربران ایرانی یا ثبت نام کاربران خارجی را با توجه به مشخصات خود انتخاب کنید.

۳. بعد از آن یک کد برای شما ارسال می‌شود، آن را در کادر وارد می‌کنید و بعد از آن روی گزینه تکمیل ثبت‌نام کلیک کنید.

۴. در قسمت قبل با کلیک روی گزینه تکمیل ثبت‌نام، ثبت‌نام شما تکمیل شده است. حالا برای ورود به سامانه وارد https://www.ntsw.ir شوید و روی گزینه ورود به سیستم کلیک کنید و نام کاربری و رمز عبور را وارد کنید.

مدیریت حساب کاربری سامانه جامع تجارت

در این تیتر موارد مربوط به مدیریت حساب کاربری سامانه جامع تجارت را توضیح می‌دهیم.

۱. ویرایش اطلاعات حساب کاربری

برای ویرایش اطلاعات حساب کاربری در این سامانه باید به صورت زیر پیش بروید:

الف- برای ویرایش اطلاعات حساب کاربری گزینه مدیریت حساب کاربری انتخاب کنید. در این قسمت امکان ویرایش فیلدهای تلفن ثابت، تلفن همراه، کدپستی، ایمیل و گزینه مایل به استفاده از رمز دو عاملی قابل ویرایش هستند.

ب- پس از انجام تغییرات مدنظرتان باید روی گزینه ثبت تغییرات کلیک کنید تا اطلاعات ویرایش شده در سامانه ثبت شود.

نکته مهم

در صورتی که شماره تلفن همراه خود را در سامانه ویرایش کنید، یک کد اعتبارسنجی برای شماره تلفن همراه جدید شما ارسال می‌شود و یک فرم برای وارد کردن کد اعتبارسنجی نمایش داده می‌شود.

۲. به روز رسانی اطلاعات هویتی

اگر اطلاعات هویتی مانند نام و نام‌خانوادگی شما تغییر کرده است و در سامانه تجارت اطلاعات قبلی نمایش داده می‌شود، باید اطلاعات هویتی کارت ملی خود را به پشتیبانی سامانه ارسال کنید و بعد از تایید پشتیبانی، گزینه به روز رسانی اطلاعات هویتی را انتخاب کنید.

۳. تغییر کلمه عبور

برای تغییر کلمه عبور، روی گزینه تغییر کلمه عبور کلیک کنید. رمز عبور فعلی و سپس رمز عبور جدید را در دو فیلد دیگر وارد و گزینه ویرایش را کلیک کنید.

معرفی شرکت در سامانه جامع

افرادی که با عنوان شخص حقیقی و حقوقی مشغول فعالیت هستند، باید براساس مراحل زیر برای معرفی و احراز هویت شرکت خود اقدام کنند.

۱. بعد از ورود به سامانه از منوی سمت راست گزینه عملیات پایه را انتخاب کنید. سپس گزینه معرفی شرکت را انتخاب کنید.

۲. بعد از ورود به صفحه معرفی شرکت، فرم زیر نمایش داده می‌شود که باید اطلاعات آن را تکمیل کنید. در این قسمت باید اطلاعات شرکت را وارد کنید. توجه داشته باشید که باید اطلاعات شرکتی را وارد کنید که با اطلاعات مدیرعامل آن در سامانه تجارت ثبت‌نام انجام داده‌اید.

۳. بعد از تکمیل اطلاعات در سامانه، با استعلام سیستمی، تطبیق یا عدم تطبیق اطلاعات مدیرعامل و شرکت بررسی می‌شود. در صورتی که اطلاعات تطبیق داشته باشد، سیستم نقش مربوطه را به نقش‌های جاری کاربر اضافه می‌کند.

۴. در صورتی که اطلاعات تطبیق نداشته باشد، پیام زیر در سامانه به شما نمایش داده می‌شود:

نتیجه استعلاماطلاعات شرکت معرفی شده یافت نگردید. در صورت اطمینان از صحت اطلاعات وارد شده، آگهی روزنامه رسمی مبنی بر تاسیس شرکت و آگاهی معرفی خودتان به عنوان مدیرعامل شرکت را بارگذاری و جهت بررسی ارسال کنید.

ادامه   انصراف

۵. در صورتی که در پیغام نمایش داده شده روی گزینه ادامه کلیک کنید، فرمی به شما نمایش داده می‌شود که برای قسمت آگهی روزنامه رسمی مبتنی بر تاسیس شرکت باید عکس آگهی روزنامه رسمی را انتخاب کنید و در قسمت آگهی روزنامه رسمی مبتنی بر معرفی خودتان به عنوان مدیرعامل باید عکس روزنامه رسمی که در آن به عنوان مدیرعامل معرفی شده‌اید را انتخاب کنید. بعد از انتخاب عکس‌ها باید روی گزینه ارسال مستندات کلیک کنید تا اطلاعات خود را ارسال کنید. نتیجه بررسی، از طریق پیامک یا شماره تلفن همراه، ارسال خواهد شد.

۶. در صورت عدم تطبيق اطلاعات هویتی کاربر با اطلاعات مدیرعامل از سازمان ثبت شرکت‌ها با پيامی شبیه به پیام بالا که با عنوان نتیجه استعلام بود نمایش داده می‌شود که در صورت تایید می‌توانید روی گزینه ادامه کلیک کنید و بعد از آن دوباره برای انتخاب عکس آگهی مورد نظر اقدام کنید.

راهنمای بخش نمایندگی‌ ها در سامانه جامع تجارت

برای آسان‌کردن فرآیند تجاری بازرگانان، سامانه جامع تجارت شرایطی را فراهم کرده که بازرگانان در صورت لزوم به افراد مورد اعتماد خود نمایندگی اعطا کنند. افرادی که قرار است به آن‌ها نمایندگی اعطا شود، باید کاربر این سامانه باشند. در ادامه فرایند اعطای نمایندگی، تایید یا رد پیشنهاد نمایندگی، ابطال نمایندگی توسط بازرگان و نماینده، ویرایش اطلاعات و تمدید اعتبار نمایندگی را به صورت مرحله‌ای یاد می‌گیریم.

۱. مراحل اعطای نمایندگی

برای مراحل اعطای نمایندگی باید مراحل زیر را طی کنید:

ابتدا به سایت سامانه جامع تجارت وارد شوید و نام کاربری و رمز عبور را وارد کنید.

سپس از لیست نقش‌های جاری، نقش بازرگان (پایه حقیقی یا حقوقی) را انتخاب کنید.

حالا از منوی عملیات پایه گزینه مدیریت نمایندگان را انتخاب کنید.

حالا از مدیریت نمایندگان، گزینه نماینده جدید را انتخاب و در فرم مربوطه اطلاعات را تکمیل کنید. فیلدهای اطلاعاتی برای تعریف نماینده جدید به شرح زیر است:

حقوق دسترسی: در بخش حقوق دسترسی، بازرگان اجازه دارد که میزان دسترسی نماینده را به عملیات‌های مختلف در سیستم مشخص کند.

انتخاب نوع شخصیت: در قسمت اول باید نوع شخصیت نماینده که شامل دو گزینه حقیقی یا حقوقی است را انتخاب کنید.

کدملی یا شناسه ملی: در صورتی که شخص انتخابی حقیقی باشد باید کدملی شخص مورد نظر را انتخاب کنید. در صورتی که نماینده انتخابی شخص حقوقی باشد، شناسه ملی شرکتی که قصد دارید به آن‌ها نمایندگی اعطا کنید را وارد کنید.

تاریخ شروع نمایندگی: در تاریخ شروع نمایندگی باید تاریخ شروع همکاری را وارد کنید. زمانی که شما نقش فرد را انتخاب و تاریخ را مشخص می‌کنید. نقش نمایندگی فرد از همان تاریخ شروع می‌شود.

تاریخ اتمام نمایندگی: در این قسمت باید تاریخی تمام شدن نمایندگی را انتخاب کنید. دقت داشته باشید زمانی که تاریخ اتمام به پایان برسد، سیستم به صورت خودکار شخص را از نمایندگان حذف می‌کند.

سطح دسترسی: در قسمت سطح دسترسی بازرگان این امکان را دارد که لیست پیش فاکتورهای قابل مشاهده برای نماینده را محدود کند. هر پیش فاکتور در سامانه دارای یک سطح دسترسی است و بازرگان برای ایجاد محدودیت در  نمایش پیش فاکتورها به برخی از نمایندگان، می‌تواند سطح دسترسی پیش فاکتورهای مختلف را تغییر دهد.

۵. بعد از تکمیل فیلدهای مورد نظر، باید روزی گزینه ثبت نماینده جدید کلیک کنید. با انتخاب این گزینه یک ردیف به نمایندگان اضافه می‌شود و پیش از تایید نماینده، وضعیت این ردیف در حالت منتظر تایید نماینده باقی خواهد ماند.

۲. مراحل تایید یا رد پیشنهاد نمایندگی

مراحل تایید یا رد پیشنهاد نمایندگی به صورت زیر است:

ابتدا در قسمت نقش جاری باید نقش خود را یعنی نقش پایه حقیقی یا نقش پایه حقوقی انتخاب کنید.

برای تایید را رد پیشنهاد نمایندگی در صورتی که نماینده معرفی شده شخص حقیقی باشد باید نقش پایه حقیقی و در غیر این صورت با نقش پایه حقوقی وارد سیستم شوند و نسبت به تایید یا رد پیشنهاد نمایندگی اقدام کنند.

سپس از منو گزینه عملیات پایه را انتخاب و روی گزینه مدیریت پیشنهادهای نمایندگی کلیک کنند.

در این مرحله باید از مدیریت پیشنهادهای نمایندگی، نمایندگی مد نظر را انتخاب و نسبت به تایید یا رد نمایندگی اقدام کنند.

در صورتی که پیشنهاد نمایندگی از سوی شخص تایید شود، آن نمایندگی به لیست نقش‌های جاری کاربر اضافه می‌شود.

۳. ابطال نمایندگی اعطا شده

یک موضوع مهم درباره ابطال نمایندگی وجود دارد. اینکه اعطا کننده نمایندگی و نماینده این اختیار را دارند که به صورت یک طرفه و بدون نیاز به تایید طرف دوم نمایندگی را ابطال کنند. و اما فرایند ابطال نمایندگی اعطا شده به صورت زیر است:

ابتدا شخص با نقش اصلی خود یعنی بازرگان یا نمایندگی بازرگان وارد سامانه می‌شود. بعد گزینه عملیات پایه را انتخاب می‌کند و سپس وارد گزینه مدیریت نمایندگان می‌شود.

در این قسمت نمایندگی مورد نظر را انتخاب و از گزینه ابزار، گزینه ابطال نمایندگی را انتخاب می‌کنند.

۴. ابطال نمایندگی توسط نماینده

نماینده برای اینکه، نمایندگی را باطل کند باید با نقش پایه خود یعنی شخص حقیقی یا حقوقی وارد بخش مدیریت پیشنهادهای نمایندگی شوند و گزینه ابطال نمایندگی را انتخاب و ابطال نمایندگی را انتخاب کنند.

۵. ویرایش اطلاعات نمایندگی

ویرایش اطلاعات نمایندگی تنها برای اعطا کنندگان نمایندگی امکان‌پذیر است. بازرگان محترم باید با نقش اصلی خود به بخش مدیریت نمایندگان در سامانه مراجعه کند. فرایند به این صورت است که ابتدا باید گزینه عملیات پایه انتخاب، سپس گزینه مدیریت نمایندگان را انتخاب و روی نماینده مورد نظر خود کلیک کنند، سپس گزینه ویرایش را انتخاب کنند. با ویرایش اطلاعات، وضعیت نمایندگی به «منتظر تایید نماینده» تغییر می‌کند و تغییر اطلاعات به شرط تایید ویرایش توسط نماینده انجام می‌شود.

۶. تمدید اعتبار نمایندگی

فرایند تمدید اعتبار نمایندگی را در فلوچارت زیر آورده‌ایم:

توجه داشته باشید که تنها اعطا کنندگان نمایندگی می‌توانند تاریخ اتمام نمایندگی را تمدید کنند. پس از انجام تمدید وضعیت نمایندگی به منتظر تایید نماینده تغییر می‌کند. نماینده باید به قسمت مدیریت پیشنهاد نمایندگی مراجعه کند و با توجه به نقش خود گزینه تایید را رد نمایندگی را انتخاب کند.

ثبت فروش و تأیید خرید در تجارت داخلی

ثبت‌نام کاربر، ثبت سفارش واردات و ثبت معامله داخلی سه فرآیند متفاوت‌اند. در فرآیندهای مشمول تجارت داخلی، ثبت فروش توسط فروشنده و بررسی سند خرید توسط خریدار باید با معامله واقعی و اسناد انبار سازگار باشد. عنوان منوها و امکانات در دسترس ممکن است با نقش کاربر و گروه کالا تفاوت داشته باشد.

فروشنده چه مواردی را کنترل کند؟

1. با نقش مربوط به شرکت، فرآیند ثبت فروش یا انتقال مالکیت و مکان را انتخاب کند.
2. کالا، مقدار، واحد سنجش و محل موجودی را با اسناد فروش کنترل کند.
3. شناسه طرف معامله و جزئیات سند را بررسی و اطلاعات را ثبت کند.
4. شماره سند و وضعیت ثبت را نگه دارد و در صورت نیاز، اصلاح را از مسیر همان فرآیند پیگیری کند.

خریدار پیش از تأیید چه کند؟

1. اسناد خرید ثبت‌شده به نام شرکت را در بخش مربوط به اسناد ورودی بررسی کند.
2. فروشنده، کالا، مقدار و اطلاعات سند را با فاکتور و مدارک دریافت کالا تطبیق دهد.
3. در صورت صحت، مطابق فرآیند سامانه تأیید کند. در صورت مغایرت، علت را ثبت و موضوع را برای اصلاح یا رد سند پیگیری کند.
4. وضعیت نهایی سند را با واحد مالی و انبار هماهنگ کند.

تأیید سند را بدون کنترل جزئیات انجام ندهید. ثبت یا تأیید سیستمی، جای قرارداد، فاکتور و مدرک تحویل کالا را نمی‌گیرد. مهلت اقدام را از ضوابط و پیام همان فرآیند بررسی کنید.

ثبت سفارش کالا در سامانه جامع تجارت

اشخاص حقیقی و حقوقی برای خرید یا واردات کالا باید درخواست ثبت سفارش خود را در سامانه جامع ثبت کنند. در صورتی که سفارشی در این سامانه ثبت نشود، امکان واردات کالا ممکن نخواهد بود. مراحل ثبت سفارش کالا در سامانه جامع تجارت از طریق سایت سامانه جامع انجام می‌شود. یعنی اگر بخواهیم مراحل ثبت سفارش کالا در سامانه را به صورت خلاصه برایتان  بیان کنیم به صورت زیر است:

ثبت پیش فاکتور جدید

استعلام ضوابط کالایی

ارسال درخواست مجوز به سازمان مجوز دهنده

درخواست ثبت سفارش

پرداخت کارمزد

دریافت شماره ۸ رقمی ثبت سفارش

تفاوت سامانه جامع تجارت و سامانه جامع انبارها

سامانه جامع تجارت بر فرآیندهای تجاری، نقش‌ها و اسناد مرتبط با معامله تمرکز دارد. سامانه جامع انبارها به اطلاعات محل نگهداری و گردش و موجودی کالا مربوط است. این دو حوزه به هم مرتبط‌اند، اما ثبت اطلاعات در یکی را نباید بدون بررسی سازوکار تبادل، جایگزین دیگری دانست.

برای نمونه، ثبت خرید باید با دریافت کالا و ثبت ورود انبار قابل تطبیق باشد. اگر اطلاعات از یک سامانه منتقل می‌شود، وضعیت انتقال و شناسه سند مقصد را کنترل کنید تا نه ثبت جا بیفتد و نه موجودی دوبار ثبت شود.

پیگیری خطاها و رفع مغایرت

پیش از ارسال درخواست پشتیبانی، نقش فعال، مشخصات شرکت، مرحله کار و متن کامل خطا را بررسی کنید. تصویر خطا، زمان وقوع، شماره سند یا پرونده و شرح کوتاه اقدام انجام‌شده را آماده کنید و از مسیر پشتیبانی معرفی‌شده در خود سامانه پیگیری کنید. کد پیگیری و پاسخ دریافتی را نگه دارید.

برای دریافت برنامه یا ابزار کمکی، فقط از مسیرهای معرفی‌شده در درگاه رسمی استفاده کنید. رمز عبور و کد تأیید را در اختیار ابزار یا فرد ناشناس قرار ندهید.

پیامد ثبت ناقص یا انجام ندادن تکلیف

عنوان تخلف و ضمانت اجرای آن به مقررات حاکم، کالای مشمول و جزئیات پرونده بستگی دارد. هر اختلاف یا خطای ثبت را نمی‌توان خودکار قاچاق دانست یا برای آن جریمه ثابت تعیین کرد. در مواجهه با اخطار، مستند قانونی، مهلت پاسخ و راه اصلاح یا اعتراض مربوط به همان پرونده را بررسی کنید.

تقسیم مسئولیت مدیریت و واحد مالی در سامانه جامع تجارت

برای اجرای منظم کار، مدیریت باید مسئول سامانه، حدود دسترسی و تأییدکننده نهایی را مشخص کند. واحد مالی نیز علاوه بر ثبت اطلاعات، کنترل تطبیقی گزارش‌ها و اسناد را بر عهده بگیرد. جدول زیر یک الگوی تقسیم کار داخلی است، دامنه تکالیف قانونی هر شرکت به نوع فعالیت، گروه کالا و جایگاه آن در زنجیره تأمین بستگی دارد.

برای نمونه، مصوبه جلسه ۱۳۶ درباره گروه‌های مشخصی از کالاهاست و نباید احکام آن را به همه کسب‌وکارها تعمیم داد. در کالاهای مشمول، الزامات خرید، فروش، موجودی، نگهداری و اصلاح اطلاعات باید بر اساس همان ضوابط بررسی شوند. متن مصوبه و دامنه شمول

وظیفه حسابدار، کنترل تطبیقی اطلاعات

نقش حسابدار به ورود اطلاعات محدود نیست. او باید ارتباط میان معامله، ثبت حسابداری، گردش کالا و اطلاعات سامانه را کنترل کند. هر اختلاف باید علت، مدرک و مسئول پیگیری مشخص داشته باشد.

• خرید حسابداری ↔ خرید سامانه جامع تجارت ↔ ورود انبار
• فروش حسابداری ↔ فروش سامانه جامع تجارت ↔ خروج انبار
• موجودی دفاتر ↔ موجودی فیزیکی ↔ موجودی سامانه

تطبیق را برای دوره، واحد سنجش و دامنه یکسان انجام دهید. اختلاف زمانی یا اصلاح ثبت باید مستند شود، نه اینکه صرفاً اعداد به‌صورت ظاهری برابر شوند.

هفت کنترل پیشنهادی در پایان هر ماه

1. مغایرت خرید سامانه با حسابداری را استخراج و علت آن را ثبت کنید.
2. فروش سامانه را با اسناد فروش حسابداری تطبیق دهید.
3. موجودی سامانه جامع تجارت و انبارها را با کارت انبار، شمارش فیزیکی و دفتر کل مقایسه کنید.
4. خریدهای ثبت‌شده به نام شرکت را که هنوز تأیید یا رد نشده‌اند بررسی کنید.
5. وضعیت فروش‌هایی را که تأیید خریدار ندارند، در فرآیندهای مشمول پیگیری کنید.
6. اسناد اصلاحی، برگشتی، ضایعات و جابه‌جایی‌های ثبت‌نشده را تعیین تکلیف کنید.
7. اطلاعات سامانه جامع تجارت را با سامانه مؤدیان، ERP و اسناد مالی شرکت تطبیق دهید.

این برنامه ماهانه، پیشنهاد کنترل داخلی است و جای مهلت قانونی ثبت رویداد را نمی‌گیرد. اگر ضوابط کالای مشمول ثبت آنی یا مهلت کوتاه‌تری مقرر کرده باشد، اقدام باید در همان زمان انجام شود.

ثبت صورتحساب در سامانه مؤدیان را به‌طور خودکار جایگزین تکلیف سامانه جامع تجارت ندانید. تکالیف و تبادل اطلاعات هر سامانه باید برای گروه کالا و فرآیند مربوط بررسی شود. همچنین انتقال اطلاعات به سامانه انبارها را پیش از صرف‌نظر از ثبت مجدد، کنترل کنید.

مسئولیت و دسترسی‌ها را روشن کنید

واگذاری اجرای کار به حسابدار به‌خودی‌خود مسئولیت قانونی فعال اقتصادی را رفع نمی‌کند. مسئول سامانه و تأییدکننده نهایی را مشخص کنید، از نقش‌ها و دسترسی‌های مجاز استفاده کنید و رمز حساب مدیرعامل را میان چند نفر به اشتراک نگذارید.

جمع بندی

در این مقاله درباره اینکه سامانه جامع چه خدماتی دارد، نحوه ثبت نام در سامانه جامع، ویرایش اطلاعات، تغییر رمز عبور، معرفی شرکت در سامانه جامع تجارت، از اعطای نمایندگی در تا ابطال نمایندگی در سامانه و ثبت سفارش در آن صحبت کردیم. اما سامانه جامع محدود به این موارد نیست و گستردگی زیادی دارد. شما نیز تجربیات خود را از کار با این سامانه با ما در کامنت ها در میان بگذارید.

سوالات متداول